Vier veelgemaakte fouten bij het opstellen van algemene voorwaarden

Vier veelgemaakte fouten bij het opstellen van algemene voorwaarden

Wat vaak mis gaat bij het zelf opstellen van algemene voorwaarden is:

1) het overnemen van de algemene voorwaarden van een vakgenoot of groot bedrijf; en/of

2) niet alle bepalingen in lijn zijn met het recht (de wet en rechterlijke uitspraken) of essentiële bepalingen ontbreken; en/of

3) de voorwaarden wijken af van jouw werkwijze; en/of

4) er is geen rekening gehouden met het verschil tussen zakendoen met consumenten of bedrijven.

Ik zal je uitleggen wat het risico van het bovenstaande is.

Algemene voorwaarden overnemen van een vakgenoot of groot bedrijf                                                                        Wat ik vaak zie gebeuren, is dat ondernemers de algemene voorwaarden van een vakgenoot of een groot bedrijf overnemen, al dan niet met wat aanpassingen. Er wordt vaak gedacht “dit is zo’n groot bedrijf, die voorwaarden zijn vast wel in orde” of “die ondernemer is al zo lang bezig, dan zal hij vast goede voorwaarden hebben”. Hoewel ik deze gedachtegang begrijp, is dit toch echt niet de beste oplossing. Zelfs hele grote bedrijven hebben nog wel eens bepalingen in hun voorwaarden staan die niet toegestaan zijn, of missen juist hele belangrijke bepalingen. En ook die ondernemer die al 15 jaar bezig is kan zijn voorwaarden ook weer van iemand anders hebben gekopieerd en ze nooit meer hebben aangeraakt. Kortom: je weet niet of die andere bedrijven en ondernemers hun zaakjes op orde hebben of juristen hebben ingeschakeld.

Niet alle bepalingen zijn in lijn met het recht                                                                                                                          Juristen hebben niet voor niets 4 (of meer) jaar gestudeerd en ervaring opgedaan voordat ze in staat zijn goede contracten en algemene voorwaarden op te stellen. Zonder een gedegen opleiding of cursus èn ervaring, mis je veel kennis die daarvoor nodig is, uitzonderingen daargelaten.

Er zijn nu eenmaal, zeker als je zaken doet met consumenten, bepaalde zaken die je gewoon niet mag opnemen in je voorwaarden. Zo mag je bij consumenten in je algemene voorwaarden niet opnemen dat de klant de overeenkomst niet mag ontbinden. Iets wat bij bedrijven wel mag. Het is ook niet toegestaan om aansprakelijkheid 100% en in alle gevallen volledig uit te sluiten, dit geldt ook als je zaken doet met bedrijven.

De consequentie van bepalingen in je voorwaarden die niet mogen, is dat die bepalingen kunnen worden vernietigd of nietig kunnen worden verklaard. Het kan dan zelfs zo zijn dat dit de werking aantast van alle andere bepalingen die in jouw algemene voorwaarden zijn opgenomen. Dit kun je oplossen met een andere bepaling, maar dat moet er dan wel in staan. Je moet dus echt goed weten wat je erin mag zetten en wat niet en hoe je kunt voorkomen dat andere bepalingen ook ‘opeens’ niet meer gelden.

De voorwaarden wijken af van jouw werkwijze                                                                                                                      Nog een ander aspect waar je rekening mee moet houden als je de voorwaarden zelf opstelt, is je eigen werkwijze en de normen en waarden van jouw bedrijf.  Jouw algemene voorwaarden moeten zijn afgestemd op jouw specifieke werkwijze en op wat jij echt belangrijk vindt in jouw bedrijf. Natuurlijk zijn er ook bedingen die in alle algemene voorwaarden wel worden opgenomen, maar er zijn ook heel veel bepalingen die bij iedereen anders zullen zijn. Je kunt bepalen in je voorwaarden dat je bij je dienstverlening elke week twee uur lang overleg hebt met je opdrachtgever. Als jij dit in de praktijk nooit doet, dan heeft het ook geen zin om zoiets op te nemen. Je creëert dan juist een risico, want je opdrachtgever kan dan zeggen dat jij je niet aan de afspraak houdt. Nu is dit een heel duidelijk voorbeeld, maar dit soort foutjes kunnen er soms ongemerkt en heel genuanceerd insluipen.

Er is geen rekening gehouden met het verschil tussen zakendoen met consumenten of bedrijven                        Er zit een belangrijk verschil tussen wat er in de voorwaarden voor B2C (je klant is consument) en B2B (je klant is een bedrijf) mag staan en ook dat is van belang. In een B2B situatie mag namelijk veel meer en kan jij veel meer risico’s voor jezelf uitsluiten.                    Houd je hier geen rekening meer, dan is dat een gemiste kans.

Zijn jouw klanten consument, dan heb je rekening te houden met de zwarte en grijze lijst, zoals ik eerder ook al aangaf. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je niks aan je voorwaarden hebt. Dat kost geld en is ook nog eens heel erg zonde van alle tijd en moeite die je hebt gestoken in het opstellen van je algemene voorwaarden. Let hier dus heel goed op. Heb je hier vragen over, neem dan gerust contact met mij op. Het gaat te ver om de grijze en zwarte lijst heel uitgebreid te beschrijven. Ik kan daar echt een heel nieuw blog over schrijven (ga ik ook een keer doen).

Zijn jouw klanten bedrijven, of heb je zowel consumenten als bedrijven als klant? Dan loont het om algemene voorwaarden op te stellen voor de zaken die je doet met bedrijven als klant. Je kunt jezelf dan echt optimaal beschermen, juist omdat er zoveel is toegestaan bij B2B contracten. Je kunt nooit volledig risicovrij ondernemen, maar je kunt er wel alles aan doen wat binnen de mogelijkheden past die er zijn. En die mogelijkheden zijn nu eenmaal groter als je bij bedrijven andere voorwaarden gebruikt dan bij consumenten.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Stel ze gerust!