Overhandig of verstuur je algemene voorwaarden

Ronduit Recht
Je hebt algemene voorwaarden op laten stellen. En dan? moet je ze deponeren bij de KvK (antwoord is nee), Hoe zorg je ervoor dat algemene voorwaarden geldig van toepassing zijn op de overeenkomst?

Zorg dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn - overhandigen of meesturen

Je hebt algemene voorwaarden opgesteld of op laten stellen (ik hoop het laatste, dan weet je zeker dat het goed zit). Heel goed en heel verstandig. Maar hoe gebruik je ze nou eigenlijk? Ergens tussen het eerste contact en de start van het uitvoeren van de overeenkomst moet je jouw algemene voorwaarden introduceren bij je klant. Zo zorg je ervoor dat jouw voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn en jij precies weet waar je aan toe bent. In dit blog lees je wat je moet doen om jouw voorwaarden van toepassing te laten zijn op de overeenkomst tussen jou en je klant.

Regel 1: wees op tijd!
Dit is een van de beste tips die ik je kan geven, wacht nooit te lang met het vermelden dat je algemene voorwaarden hebt. Als je pas achteraf op je factuur verwijst naar je voorwaarden, dan ben je te laat. Je kunt het dan net zo goed helemaal achterwege laten. Jouw voorwaarden zijn dan niet van toepassing op de werkzaamheden die je al hebt afgerond. Super zonde!

Je hoeft echt niet bij het eerste telefoontje meteen al die algemene voorwaarden te noemen, dat is het andere uiterste. Zodra je merkt dat een potentiële klant serieus is en je gaat hem of haar een aanbod doen, dan heb je het juiste moment te pakken. Vaak zal dit aanbod in de vorm van een offerte gebeuren. Dan is het heel simpel en kun je een zinnetje toevoegen aan de standaard sjabloon van je offerte dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op al jouw diensten en/of producten en overeenkomsten. Ook als je geen gebruik maakt van een offerte en je dienst aanbiedt in een mail aan de betreffende (potentiële) klant, kun je in je mail verwijzen naar de algemene voorwaarden. Zorg er dan voor dat je de algemene voorwaarden ook mee stuurt. Verderop leg ik je uit waarom.

Het is dus van groot belang dat je verwijst naar de algemene voorwaarden vóórdat je klant zijn of haar akkoord geeft en je begint met je opdracht. Als jij zelf een contract sluit met een leverancier word je ook echt niet blij als er opeens, nadat jij je handtekening hebt gezet, allerlei bepalingen aan dat contract worden toegevoegd. Dat is ‘not done’. Dat doe je met je algemene voorwaarden dus ook niet. Niet alleen uit fatsoen, maar ook omdat ze anders niet van toepassing zijn en jij dan geen beroep kunt doen op je voorwaarden als dat nodig is.

Terhandstelling
Als gebruiker van algemene voorwaarden ben je verplicht jouw wederpartij te informeren over het bestaan én de inhoud van jouw algemene voorwaarden. Je bent daarom verplicht je voorwaarden actief ter hand te stellen. Dit doe je door jouw algemene voorwaarden mee te sturen bij jouw aanbod aan je klant. Dit kan op papier zijn of elektronisch.

Wat een goede vuistregel is, is dat je de voorwaarden verstrekt op een manier die overeenkomt met hoe jouw overeenkomst is gesloten. Is dit op papier, zorg dan ook dat je zorgt voor een papieren versie. Let er hierbij wel op dat je op de één of andere manier kunt bewijzen dat het ter hand is gesteld. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de voorwaarden te laten paragraferen door je klant of op de achterzijde te drukken van een formulier dat moet worden ondertekend. Let er dan wel op dat je er ook naar verwijst.

Als je je overeenkomst digitaal afsluit, moet je ook zorgen dat de voorwaarden digitaal worden meegestuurd. Dit laatste kan ook door een verwijzing via de specifieke link naar de algemene voorwaarden op je site. Let op dat je daarbij echt direct naar het gewenste document linkt. Je moet het je klant zo makkelijk mogelijk maken om jouw voorwaarden te kunnen lezen.

Bij grote bedrijven als wederpartij is terhandstelling overigens wettelijk gezien niet verplicht, maar het is natuurlijk wel toegestaan en gewenst.

Vinkjes bij webshops
Soms is het moment van het sluiten van een overeenkomst heel duidelijk, bijvoorbeeld bij een webshop. Vaak worden algemene voorwaarden dan van toepassing verklaard, waarbij de klant op een link kan klikken om de voorwaarden in te zien en daarna een vinkje moeten zetten voor akkoord. Als de klant actief een vinkje bij de algemene voorwaarden moet zetten om verder te kunnen, dan is dat een uitstekende manier. Is het vinkje echter vooraf al ingevuld, dan kan de klant het over het hoofd hebben gezien en dan geldt het vinkje niet als een aanvaarding van jouw algemene voorwaarden.

Je moet er daarnaast natuurlijk wel ervoor zorgen dat er bij dat vakje van het vinkje ook een link staat naar de algemene voorwaarden. Daarnaast moet de klant ook niet verder kunnen met de bestelling zonder het vinkje te zetten. Zonder vinkje heb je immers nog steeds geen bewijs dat je klant akkoord is gegaan.

De klant hoeft de algemene voorwaarden niet te lezen
Het tijdig en op de juiste manier ter hand stellen van de algemene voorwaarden is voldoende om ze van toepassing te laten zijn. Je hoeft niet na te gaan of te bewijzen dat je klant ze ook daadwerkelijk gelezen heeft. Bijna niemand leest altijd alle algemene voorwaarden waar hij mee akkoord gaat. Dat doe ik zelf als consument ook niet. Of dat verstandig is, is natuurlijk een tweede, maar dat terzijde.

Als jij je voorwaarden goed zichtbaar van toepassing hebt verklaard en de klant gaat verder met de bestelling of gaat akkoord met jouw dienstverlening, dan zijn je algemene voorwaarden van toepassing. Dit geldt ook als de klant er simpelweg helemaal niet op in gaat.

Of de klant nou daadwerkelijk de algemene voorwaarden heeft doorgelezen of niet, het gaat er om dat hij of zij dat had kunnen doen. Jij hebt er alles aan gedaan om de voorwaarden bij jouw klant te krijgen en daar gaat het om.

Let op bij zaken doen met bedrijven: battle of the forms
Het kopje zegt het al: let goed op de toepassing van de algemene voorwaarden als  je zaken doet met bedrijven. Met name grote(re) bedrijven hanteren nogal eens inkoopvoorwaarden. Deze voorwaarden kunnen nooit tegelijkertijd van toepassing zijn met jouw voorwaarden.

Als beide partijen hun algemene (inkoop)voorwaarden in het proces van toepassing hebben verklaard, dan noemen we dat de “battle of the forms”. Dat klinkt heel spannend, maar over het algemeen geldt dat de eerste partij die zijn algemene voorwaarden introduceert “wint”.

Dit wordt anders als je de voorwaarden van de andere partij nadrukkelijk van de hand wijst. Dit is ook waarom de meeste algemene voorwaarden een bepaling bevatten dat de voorwaarden van de ander nadrukkelijk van de hand worden gewezen. Dit heeft echter totaal geen effect, want als je algemene voorwaarden niet van toepassing zijn, dan is de bepaling over hen van de hand wijzen dat ook niet!


Gratis tip
! Belangrijke tip: let er dus heel goed op dat je altijd alert bent op inkoopvoorwaarden van klanten. Op het moment dat je die tegenkomt kun je daar beter direct op in gaan en de algemene inkoopvoorwaarden van de klant afwijzen en die van jou van toepassing verklaren. De andere partij moet het hier dan natuurlijk wel mee eens zijn. Kom je niet onder de inkoopvoorwaarden van de klant uit? Zorg dan dat je goed onderhandelt over welke bepalingen wel en welke niet van toepassing zijn op jouw overeenkomst met die klant. Dit recht heb je, maar daar gebruik van!